Ter um controle de estoque significa ter uma gestão eficiente das mercadorias durante a vida útil delas no seu negócio. Ele é essencial para garantir uma maior previsibilidade dos insumos, evitar desperdícios e erros comuns, como: falta de produto, estoque além do necessário, mercadoria com prazo de validade vencido e outros.
Essa funcionalidade trará agilidade para o seu negócio.
Como funciona o controle de estoque
O nível de estoque de produtos e ingredientes é atualizado automaticamente à medida que novas vendas e/ou despesas vão sendo adicionadas.
Caso seja necessário, é possível realizar ajustes manuais, como, por exemplo, aplicar correções na quantidade de insumos registrados; e importações em massa de estoque, para registrar múltiplos movimentos de mercadorias.
Atenção: o sistema irá considerar apenas aqueles produtos e ingredientes que tiverem marcado a opção "controle de estoque" como "ativa".
Como acessar o controle de estoque
Para acessar esta seção, clique em Produtos e, em seguida, em Controle de Estoque no menu de produtos.
Aqui você verá todos os produtos e ingredientes que tenham ativa a opção Controle de Estoque. Você poderá filtrá-los por fornecedor, fazer uma busca ou de acordo com as opções que o sistema oferece: disponível, pouco estoque, esgotados e sem estoque definido.
- Produtos disponíveis: estarão sinalizados em verde
- Produtos esgotados: estarão sinalizados em vermelho
- Produtos com pouco estoque: estarão sinalizados em amarelo
Estoque: como ele aumenta e como diminui
O nível de estoque pode aumentar de acordo com as variações abaixo:
- Criação de despesas de forma detalhada
- Importação em massa de estoque (através da listagem de "produtos" e "ingredientes")
- Ajustes manuais dentro do sistema
- Cancelamentos (de vendas ou de adições)
- Adicionando novas vendas
- Importação em massa de estoque (através da listagem de "produtos" e "ingredientes")
- Ajustes manuais dentro do sistema
- Cancelamentos (de despesas ou de detalhes de despesas)
Criar despesas: aumento automático do estoque
Ao registrar uma nova despesa, o sistema oferece a possibilidade de detalhar quais e quantos foram os insumos comprados através do botão "Adicionar detalhes".
Neste campo, você poderá incluir os detalhes dos produtos e/ou ingredientes dentro da despesa para que essa movimentação seja refletida automaticamente no nível de estoque.
É muito simples: basta adicionar o nome (no campo de busca), a quantidade e o valor total dos insumos.
Veja abaixo o passo a passo para inserir os detalhes de despesa no sistema:
Ao salvar as informações, seu nível de estoque será alterado automaticamente. Essa alteração ficará registrada dentro da seção "movimentação de estoque", como "detalhe de despesa criado". Clique na despesa para ver a informação detalhada.
Dica: para saber como criar despesas dentro do sistema, você poderá ler o seguinte artigo: criar despesas passo a passo.
Adicionar vendas: diminuição automática do estoque
Ao adicionar nova venda que tenha produtos e ingredientes com a opção "controle de estoque" ativa, a baixa desses insumos será automaticamente refletida no controle de estoque. Essa ação ficará registrada como "Adição criada" e poderá ser visualizada dentro da seção movimentação de estoque.
Clicando na adição você poderá ver a informação detalhada.
Dica: para saber como adicionar vendas à uma mesa, leia o artigo: como adicionar produtos a mesas
Como fazer ajustes manuais no estoque
Caso seja necessário realizar algum tipo de ajuste na informação de estoque adicionada no sistema, será mais fácil fazer manualmente, editando cada produto e/ou ingrediente, quando esses dados foram adicionados individualmente.
Para fazer um ajuste manual no estoque, siga os passos abaixo:
1. Entre na seção "Produtos" e clique em "Controle de Estoque"
2. Selecione o produto ou ingrediente que deseja alterar clique em "Editar"
3. Faça as alterações desejadas. Elas estarão divididas em:
3.1. Estoque atual: número disponível em estoque
3.2. Estoque mínimo: quantidade mínima de estoque que o sistema deverá considerar para criar
um alerta de que determinado insumo está próximo de acabar
3.3. Comentário: campo para inserir registros/comentários. Essa informação ficará disponível
na seção "movimentação de estoque"
4. Clique em "Salvar"
Depois de salvar as alterações, o nível de estoque dos seus produtos irá aumentar ou diminuir, de acordo com o ajuste feito. Essa movimentação ficará registrada como "Configuração manual" dentro da seção seção movimentação de estoque.
Cancelamentos de vendas ou de despesas
Os "cancelamentos" dentro do sistema servem para reverter o nível de estoque para o estado original. Eles podem ser feitos para vendas ou despesas e serão visualizados dentro da seção Movimentação de Estoque.
Veja a diferença entre eles:
- Cancelar uma venda: o estoque irá aumentar e o movimento será registrado como "Venda cancelada" ou "Adição cancelada"
- Cancelar uma despesa: neste caso, o estoque irá diminuir e o movimento será registrado como "Despesa cancelada" ou "Detalhe de despesa cancelada"
Produtos com receitas: como o estoque é calculado
Existem duas maneiras de fazer o controle de estoque para produtos com "Receita" adicionada, ou seja, aqueles que têm ingredientes associados: por produtos feitos no momento ou por produtos feitos com antecipação.
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Produtos feitos no momento:
Nesse caso, os ingredientes associados ao produto irão diminuir a medida que vão sendo utilizados, ou seja, quando novas adições são registradas no sistema. É importante certificar-se de que o produto não tenha nenhum valor de estoque atribuído. O campo "estoque" deve estar "vazio" ou seja, será mostrado um hífen "-", em vez de unidade, dentro de controle de estoque.
Atenção: estoque vazio ("-") não é a mesma coisa que estoque zero ("0").
Dessa forma, o sistema irá calcular automaticamente o nível de "estoque a preparar", ou seja, irá mostrar em "disponível" a quantidade de produtos que poderão ser feitos de acordo com o estoque de ingredientes associados a ele. O mesmo acontecerá em casos que os ingredientes tenham sub-ingredientes associados.
A imagem abaixo mostra como deve estar configurado em: pizza muzarella e produto exemplo.
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Produtos feitos com antecipação:
Já quando os produtos são preparados com antecipação, os ingredientes associados a eles deverão diminuir imediatamente após a preparação. É importante atualizar manualmente a quantidade de produto assim que novas unidades tenham sido preparadas.
Feito isso, os ingredientes associados a esse produto irão diminuir automaticamente no estoque, já que o sistema entende que foram utilizados. Esse desconto será feito proporcional à quantidade de ingredientes que compõe o produto.
Desperdícios: como usar essa função do controle de estoque
O sistema também permite fazer o registro de "desperdícios" ou " perdas" - ou seja, aquelas reduções no estoque de produtos que geralmente se dão devido a danos, data de expiração ou outro.
Atenção: é necessário que o produto ou ingrediente tenha estoque adicionado para que se possa registrar um desperdício, caso contrário, será mostrada uma mensagem de erro.
Passo a passo para registrar uma perda/desperdício:
1. Na seção Produtos, entre em Controle de Estoque
2. Selecione um produto (Exemplo: água mineral) ou um produto com receita (exemplo: Pizza
Muzzarella > Muzzarella)
3. Clique em "Editar"
4. Selecione "Registrar desperdício"
5. Selecione a quantidade, o motivo e adicione um comentário se preferir
6. Salve os registros adicionados
A partir de agora, esse desperdício ficará registrado na seção movimentação de estoque e poderá ser visto no detalhe ao clicar nele. O estoque o produto será descontado automaticamente.
