Se você quer ter um melhor controle das compras e despesas no seu restaurante, bar ou cafeteria, pode organizar seus gastos criando categorias de despesas, como: açougue, hortifrúti, bebidas, limpeza, etc. Isso vai permitir visualizar onde você está gastando mais e tomar decisões melhores para o seu negócio.
A seguir, mostramos como criar uma categoria de despesa, passo a passo.
📋 Como criar uma categoria de despesa: passo a passo
- Acesse a seção de Despesas (ícone da calculadora na barra superior).
- Clique na aba “Cat. de Despesas”. Aqui você verá todas as categorias que já foram criadas.
- Clique no botão laranja “+ Nova categoria” para criar uma nova. Um formulário será aberto para preenchimento.
- Preencha os campos do formulário:
- Nome: escreva o nome que deseja dar à categoria. Exemplo: Açougue
- Categoria principal: este campo é usado caso você queira criar uma subcategoria vinculada a uma categoria principal. Exemplo: “Salários Garçons” seria subcategoria de “Salários”.
- Categoria financeira: se desejar, selecione o tipo de gasto. As opções disponíveis são: Compra de mercadoria, Despesas administrativas ou Despesas operacionais. Escolha a que mais se adequa à despesa que você está criando -- por exemplo: se for registrar uma compra de carne, selecione “Compra de mercadoria”.
- Ativo: marque esta caixa se quiser que a categoria esteja disponível para uso ao registrar gastos. Se a categoria não estiver ativa, ela não aparecerá na lista ao lançar uma nova despesa.
- Por fim, clique no botão "Criar" para salvar sua nova categoria de despesas.
📋 Como criar uma subcategoria de despesa: passo a passo
Para criar uma subcategoria de despesa, siga o mesmo passo a passo utilizado para criar uma categoria comum, conforme descrito acima. A única diferença está no preenchimento do formulário: no campo Categoria Principal, você deverá selecionar a categoria à qual essa subcategoria será vinculada.
💡 Importante: caso a categoria principal ainda não exista, ela deve ser criada previamente antes de vincular a subcategoria.
- Acesse a seção de Despesas (ícone da calculadora na barra superior).
- Clique na aba “Cat. de Despesas”. Aqui você verá todas as categorias que já foram criadas.
- Clique no botão laranja “+ Nova categoria” para criar uma nova. Um formulário será aberto para preenchimento.
- Preencha os campos do formulário. Aqui, lembre-se de selecionar a Categoria Principal.
- Por fim, clique no botão "Criar" para salvar a subcategoria de despesas. Ela aparecerá abaixo da categoria principal.
🔍 Como pesquisar categorias dentro do sistema
Se você tem muitas categorias, pode usar o campo de pesquisa para localizar facilmente uma categoria desejada, com base no nome. Para isso, siga os passos abaixo:
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Acesse a seção de Despesas (ícone da calculadora na barra superior).
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Na barra superior, clique no campo “Pesquisar”.
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Digite o nome da categoria — serão exibidas na tela todas as categorias que correspondem ao termo digitado.
🗂️ Filtros de categorias: como usar
É possível filtrar categorias por status para encontrá-las com mais facilidade. Para isso, siga os passos abaixo:
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Acesse a seção de Despesas (ícone da calculadora na barra superior).
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Na barra superior, localize o campo chamado “Estado” e clique sobre ele.
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Selecione o status pelo qual deseja filtrar:
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Todos: exibe todas as categorias de despesa que você criou.
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Ativos: exibe apenas as categorias que estão ativas.
- Inativos: exibe apenas as categorias que estão inativas
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💡Como utilizar as Categorias de Despesas no dia a dia do restaurante?
As categorias de despesa configuradas são automaticamente integradas aos movimentos financeiros registrados no Deli, permitindo:
- Analisar entradas e saídas com maior precisão;
- Gerar relatórios claros e organizados;
- Identificar oportunidades para otimizar custos.
Com isso, você tem maior autonomia e precisão na tomada de decisão do seu negócio, tornando-se cada vez mais estratégico.
✅ Recomendações adicionais:
- Use nomes claros e específicos: carnes vermelhas, frutas e verduras, produtos de limpeza.
- Crie categorias que correspondam aos seus principais fornecedores ou tipos de compra.
- Revise e atualize suas categorias periodicamente. Você pode inativar aquelas que não utiliza mais.
- Defina as categorias antes de registrar transações para manter a organização desde o início.
- Associe todas as transações à uma categoria para um melhor controle financeiro.
📚 Perguntas frequentes:
1. Quando usar categorias de despesas?
As categorias são usadas para classificar todas as movimentações financeiras no seu negócio e entender estrategicamente os seus custos. Exemplo: registro pagamentos de salários, contas de luz, etc.
2. Posso editar uma categoria de despesa logo depois de criá-la?
Sim, você pode editar uma categoria de despesas após criá-la. Para isso, selecione a categoria que deseja editar e clique no botão “Editar”. Lembre-se de salvar as alterações para que sejam aplicadas corretamente.
3. É possível excluir/deletar uma categoria de despesa?
Sim, você pode excluir uma categoria de despesas de forma permanente. No entanto, ao fazer isso, os custos associados a ela ficarão sem uma categoria atribuída.
Se preferir evitar isso, você pode inativar em vez de excluir. Ao inativar, a categoria deixará de aparecer na sua conta e não poderá ser usada em novos lançamentos, mas os gastos já registrados manterão a categoria original.
4. Se eu inativar uma categoria de despesa, perco meus registros?
Não, ao inativar uma categoria, você não perde a associação com as despesas anteriores. Ela apenas deixa de estar disponível para novos lançamentos.
5. Quais permissões de usuários estão associadas às categorias de despesas?
Existem algumas permissões que podem ser habilitadas ou desabilitadas nos usuários criados para seus funcionários dentro do sistema, possibilitando a eles terem acesso ou não a algumas informações. São as seguintes:
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Listar: permite que o usuário visualize as despesas registradas em qualquer data.
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Atualizar: autoriza a modificação ou edição de uma categoria de despesas existente.
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Criar: habilita a criação de novas categorias de despesas.
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Excluir: permite a exclusão de uma categoria de despesas.
Essas alterações podem ser feitas acessando a seção "Configurações > “Tipos de acesso”.